اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟

اتوماسیون اداری یک سیستم نرم افزاری است که برای بهبود فرآیندهای ارتباطی و مکانیزه کردن مکاتبات اداری سازمانها و شرکت ها بکار می رود.

- به گزارش سایت قطره و به نقل ازایسنا، بنابر اعلام چارگون، اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه می شود.

این مجموعه معمولا در همه رده های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب رجوع به طور جدی بکار می رود.

ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان ها نشان دهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روال های دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.

تعریف اتوماسیون اداری در ساختار اداری پاسخ به سئوال، راهکار اتوماسیون اداری چارگون"، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و مدیریت اسناد سازمان را نیز پوشش می دهند.

امکانات نرم افزارهای اتوماسیون اداری با نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست الکترونیکی، فرم ها و فکس های سازمان به صورت خودکار و یکپارچه انجام می شود.

لایه مدیریت گردش کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده ها و اطلاعات را در سطح زیر سیستم های مختلف کنترل می کند.

بدین صورت که مستندات و فایل های ثبت شده در هر یک از بخش ها، با استفاده از قابلیت های این لایه، بین افراد و واحدها جابه جا می شود.

برخی امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب و موبایل سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می بخشد و موجب ارتقای بهره وری می شود.

کاهش هزینه ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم افزار است.

برخی امکانات این نرم افزار عبارت است از: امکان تعریف کاربران، دبیرخانه های مستقل و دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود امکان پشتیبانی از دبیرخانه های عادی و محرمانه امکان تعریف تمپلیت نامه، به تفکیک دبیرخانه ها و دپارتمان ها امکان تعریف امضای شخصی و تعریف تمپلیت با چند امضاء امکان تعریف تعداد رکوردهای قابل نمایش در کارتابل اداری کاربر امکان افزودن تصویر مهر دبیرخانه سازمان، در فایل متن نامه های دریافتی امکان جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه های غیرمرتبط امکان تفویض اختیار به همراه آرشیو تفویض های سابق کاربرد اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری پس از اینکه با بررسی مشخصات و امکانات زیر سیستم ها به طور کلی به پرسش اتوماسیون اداری چیست پاسخ دادیم، می توانیم از نحوه اثربخشی آن صحبت کنیم.

تاثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری و ایجاد فرآیندهای مکانیزه است.

مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر می رساند.

این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخه های اداری را فراهم می کند.

ارجاع دستی و ارسال پستی کاملا حذف می شود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمان ها را به دنبال دارد.

بایگانی های کاغذی در شرکت ها و سازمان ها حذف می شوند و تنها با چند کلیک ساده می توان به سابقه سال های گذشته یک نامه دست پیدا کرد.

با پیگیری نرم افزاری مکاتبات اداری، بخشی از اجزای فرآیند به صورت هوشمند انجام می شود.

هوشمندی سیستم و عملیات اتوماتیک مکاتبات اداری در حجم بالایی می تواند از خطای انسانی جلوگیری کند.

اتوماسیون اداری و نسبت آن با نرم افزار BPMS سیستم مدیریت فرآیند کسب وکار (نرم افزار BPMS)، یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن، بهبود مستمر فعالیت های سازمان محسوب می شود.

یک فرآیند کسب وکار شامل شبکه به هم پیوسته ای از فعالیت ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می شوند.

برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است: شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده سازی مکانیزه مدل سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده پیاده سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم افزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند نظارت و کنترل اجرای فرآیند درخواست دموی حضوری یا آنلاین اتوماسیون اداری چارگون" اتوماسیون اداری در دوران کرونا و دورکاری با شیوع بیماری کرونا و دورکاری در سازمان ها، استفاده از اتوماسیون اداری خارج از فضای کاری برای کارمندانی که دورکار شده بودند، اهمیت و اولویت بالایی پیدا کرد.

بعد از موج اول کرونا و لزوم قرنطینه توجه مدیران سازمان ها به دورکاری و بستری مورد نیاز آن در سیستم اتوماسیون اداری جلب شد.

سیستم های اتوماسیون اداری در بستر وب و موبایل، یکی از مهم ترین تکیه گاه های سازمان ها در ترویج سبک دورکاری بودند.

راهکار اتوماسیون اداری از مجموعه نرم افزارهای دیدگاه برای مدیریت و تسهیل فرآیندهای دورکاری امکانات قابل توجهی فراهم کرده است.

ابزارهایی که با آموزش و استفاده درست از آنها بهره وری در زمان دورکاری در حالت بهینه خود باقی خواهد ماند.

انتهای رپرتاژ آگهی
کلید واژه ها: اتوماسیون اداری - اتوماسیون - اداری - مدیریت - سازمان - زمان - مکانیزه - ساختار اداری - مدیریت زمان - مدیران ارشد - سیستم - بهبود - سازمان ها - ضریب نفوذ - کسب و کار - کارکنان - مخاطبان - سازمانی - شرکت ها - راهکار - مدیران - ساختار - تولید - اسناد - گزارش - اهمیت - اعلام - بنابر - خارجی - ارائه